Expatriation : Faire légaliser ou apostiller un document français

Légaliser ou apostiller : quelles différences?

La légalisation et l’apostille ont le même but : faire reconnaître que vos documents ont été établis par l’autorité compétente et qu’il ne s’agit pas de faux documents. Selon le droit français, la légalisation est « la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l'acte sous seing privé ou de l’acte public a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu ». Cela peut concerner des documents de votre pays que vous devez présenter aux autorités d’un autre pays, mais aussi des documents étrangers que vous devez présenter en France. L’autorité qui légalise un document doit apposer un cachet qui prouvera que le document a bien été légalisé. L’apostille ou la légalisation n’ont pas pour but de vérifier le contenu des documents. Toutefois, on peut vous demander de légaliser ou d’apostiller la traduction d’un document.

L’apostille est une formalité un peu plus simple que la légalisation. Elle a été instituée par l'article 3 de la convention de La Haye du 5 octobre 1961. Les États signataires de cette convention, dont la France, peuvent avoir recours à ce procédé seulement pour les documents publics comme les actes de naissance et les casiers judiciaires. L’apostille, qui ressemble à un timbre, est apposée par l’Etat d’où provient le document. Chaque Etat désigne l’autorité compétente pour délivrer des apostilles. En France, il existe également des conventions bilatérales qui simplifient la procédure d’authentification de documents avec des pays non signataires de la convention de la Haye. C’est le cas, par exemple, pour l’Algérie et le Royaume-Uni.

Comment choisir entre la légalisation ou l’apostille ?

Vous vous demandez sûrement comment choisir entre l’apostille ou la légalisation. Pour commencer, vous devez vous fier à ce que vous demandent les autorités du pays étranger dans lequel vous souhaitez vous installer. Sachez qu’au sein de l’Union Européenne, certains documents publics sont acceptés sans formalité d'authentification entre les différents Etats membres. Si vous déménagez en Suède ou passez votre retraite au Portugal, par exemple, vous n’aurez pas besoin de faire authentifier votre acte de naissance français, un certificat de décès, un acte de mariage ou un certificat de PACS. Une liste des documents concernés par cette exemption est disponible sur le site service-public.fr.

Ensuite, le choix entre les deux procédures dépend de la nature du document à authentifier, de la langue du pays demandeur, du pays émetteur du document et de l’administration destinataire, s’ils sont signataires de la Convention de la Haye ou d’une convention bilatérale, etc. Par exemple, la France, le Maroc et le Brésil sont signataires de la convention de la Haye, mais pas l’Algérie ni le Canada. En cas de doute, vous pouvez toujours vous tourner vers l’ambassade ou le consulat de France dans le pays étranger ou vers l’ambassade ou le consulat du pays demandeur en France.

Qui peut légaliser ou apostiller un document ?

Les autorités compétentes pour légaliser ou apostiller un document varient selon les pays. En France, l’autorité compétente pour les apostilles est la cour d’appel. Pour les légalisations, il faut s’adresser au Bureau des légalisations du Ministère des Affaires étrangères. Pour toutes formalités en Belgique, les documents doivent être apostillés par le service de légalisation auprès du Ministère des Affaires étrangères, ou, pour certains documents seulement, par les autorités régionales. Au Maroc, plusieurs autorités sont compétentes pour l’apostille dont le procureur général du Roi de la Cour de cassation, les procureurs du Roi des tribunaux de première instance et les Walis et Gouverneurs ou leurs représentants.

Vous l’aurez compris : en général, tant pour les apostilles que pour la légalisation, les autorités compétentes sont des autorités judiciaires (liées aux tribunaux), le Ministère des Affaires étrangères, les notaires, certains traducteurs assermentés, les consulats et les ambassades. Certains sites web proposent de légaliser et d’apostiller des documents, ce qui évite de s’emmêler les pinceaux avec toutes les formalités. Il faut toutefois vérifier que l’intermédiaire est bien agréé par les autorités françaises.

Quels documents français peuvent être légalisés ou apostillés ?

Les documents qui peuvent être légalisés et/ou apostillés sont les actes de l’état civil (comme les actes de naissance et de mariage), les actes judiciaires (dont les extraits de K-bis), les affidavits et déclarations enregistrés ou déposés dans un tribunal judiciaire, les actes notariés, les actes administratifs (dont font partie les diplômes et les casiers judiciaires), les certificats de vie des rentiers viagers et les certificats de propriété industrielle, les actes sous seing privé avec mention officielle ainsi que les documents établis ou certifiés par des agents diplomatiques ou consulaires.

Légalisation et apostille : faut-il payer des frais ?

En général, la légalisation et l’apostille sont payantes. Le montant peut varier selon les pays, le type de document concerné, le nombre de documents, etc. En France, une légalisation coûte 10 euros par document. En revanche, l’apostille est gratuite. Le prix peut varier si vous êtes à l’étranger et que vous faites légaliser un document dans le consulat de votre pays d’origine. Au consulat de France de Montréal, au Canada, le prix d’une légalisation de signature est de 15 euros pour les personnes inscrites au registre des Français de l’étranger et de 25 euros pour ceux qui ne sont pas inscrits à ce registre, alors que la procédure est gratuite dans les mairies françaises.

Légalisation et apostille : la procédure

Comme l’apostille est une procédure simplifiée, elle est plus facile à accomplir. Beaucoup de pays permettent d’effectuer la demande en ligne, dont la France, avec réception de l’apostille à la maison, par courrier. Vous devez remplir un dossier en ligne sur le site justice.gouv.fr et envoyer à la cour d’appel de votre domicile une enveloppe timbrée pour recevoir votre apostille. Vous pouvez aussi imprimer le formulaire et le déposer à la cour d’appel. L’apostille peut être délivrée dans un délai de 15 jours, variable selon les cours d’appel, mais il faut compter aussi les délais postaux.

Pour les légalisations, le formulaire de demande est disponible sur le site France Diplomatie. Vous devez envoyer ce formulaire rempli, les originaux des documents à présenter, un chèque à l’ordre de « Régie des Légalisations (DFAE) » et une enveloppe de retour, libellée aux nom et adresse du demandeur. En cas de question, vous pouvez écrire un mail à l’adresse [email protected] en joignant la copie numérisée du document à légaliser et en citant en objet son pays de destination. Le bureau des légalisations n’accepte pas les envois par service de messagerie express comme DHL. Si vous habitez à l’étranger, sachez que vous pouvez imprimer des timbres français depuis le site de La Poste.

En partenariat avec Expat.com. Expat.com est la plateforme de référence de la vie à l'étranger. Comptabilisant actuellement plus de 3 millions de membres, elle fournit gratuitement des informations, conseils, des opportunités de networking et des services. C’est l’outil incontournable pour réussir votre expatriation.